教材と生徒書類の保管ルール｜取り出す・戻す・持ち出す・廃棄する

1．収納場所と、使う権限を分けて考える

教材を出し入れしやすくすることと、生徒の連絡先や相談記録を守ることは、別の条件です。用品選びは教材収納の記事で扱っています。ここでは、保管した後に誰がどう使うかを決めます。

紙は鍵や閲覧場所、電子ファイルはアカウントやアクセス権を確認します。鍵付き収納やパスワードがあるだけで、誰でも複製できる運用を放置しないようにしましょう。

2．持ち出しと最新版の管理を決める

講師が自宅で準備する場合など、持ち出す必要があるかを先に検討します。必要なら対象、担当、返却・削除、紛失時の連絡を決め、私物端末や個人の共有フォルダーへ無制限に複製しません。

3．退会したら即廃棄、と一律に決めない

連絡のための情報、契約や会計に関する資料等では、保管する理由や必要な期間が違います。不要な物を残し続けることも、一律に全てを消すことも避け、法令・契約・業務上の必要性に沿って分類ごとに確認します。

税務関係の保存や電子取引データの扱いは、単なる収納ルールとは別に確認してください。この記事は全書類共通の保存年数を示すものではありません。

4．担当交代と廃棄を、実施まで記録する

講師が交代したら、鍵、アカウント、共有先、手元のコピーを確認します。廃棄や削除は予定だけでなく実施を記録し、方法も情報の性質に合わせます。外部へ委託する場合は取扱条件を確認します。

参考：個人情報保護委員会・アクセス制御／国税庁・電子帳簿保存（2026年11月10日確認）。